miércoles, 4 de noviembre de 2009

GUIA PARA EDITAR UN PROYECTO



1. Carátula

2. Índice

3. Descripción del proyecto

4. Justificación del proyecto

5. Objetivo general y objetivos específicos

6. Metas

7. Localización física (ubicación en el espacio)

8. Actividades y tareas – Métodos y técnicas

9. Calendario de actividades o cronograma

10. Beneficiarios previstos

11. Recursos humanos

12. Recursos materiales y financieros

13. Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del presupuesto

14. Resultados





1. Carátula.

Todo documento de proyecto comienza con una primera hora donde figuran los datos principales del mismo.

Nombre del grupo u Organización
Denominación (nombre) del proyecto
Nombre de la persona de contacto y datos (dirección Postal, teléfono, fax, e-mail)
Lugar donde se realizara el proyecto (barrio, Distrito, Localidad)
Fecha de elaboración del proyecto



2. Índice

Principales elementos que deberá contener el documento del proyecto.



3. Descripción del Proyecto
Respondamos a la pregunta ¿Qué?

En este paso es fundamental identificar claramente el problema que se quiere solucionar mediante el proyecto que se va a elaborar.

Esta es una tarea interna inicial y es la más importante del Proyecto

Si nos equivocamos en la identificación del tema el error se transmitirá al resto del proyecto.

Es importante dar una idea lo mas exacta posible acerca de la clase de proyecto que es, del ámbito que abarca, del contexto en el que se ubica, desde el punto de vista de la organización, etc.

No podemos llegar a la solución satisfactoria de un problema si no lo hacemos primero el esfuerzo por conocerlo razonablemente. Para ello, es fundamental realizar, antes de comenzar a elaborar el proyecto.

· La búsqueda de material sobre el tema
· Entrevistas a expertos en el tema
· Búsqueda de trabajos anteriores realizados sobre el tema (como una forma de no superponer esfuerzos)
· Búsqueda de experiencias realizadas en otros barrios y/o en otras localidades provincias y/o países.


Importante: tomen el tiempo de debate y búsqueda de información que sea necesario. Conviértanse en buenos conocedores del tema.

La descripción no conviene que sea excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto se ira ofreciendo información complementaria de todos sus aspectos.



4. Justificación del proyecto
Respondamos a la pregunta ¿Porqué?


Es muy importante destacar, para que una justificación, sea completa y correcta, debe cumplir con dos requisitos:

· Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución.

· Justificar porqué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada y viable para resolver ese problema.

Recuerden que ustedes seleccionaron y analizaron mucha información sobre el tema antes de elaborar este documento, en la cual se identifica el problema que produce inconvenientes, por ejemplo, en la calidad de vida de la gente del barrio o la comunidad en donde se desarrollara el proyecto, siendo la meta del mencionado proyecto la mejora o radicación del problema.

El conocimiento del problema les permitirá:

1. Señalar en este punto su importancia sus incidencias, el peligro que representa, es decir, los efectos que ocasiona. Este punto deberá demostrar que el problema “vale la pena ser resuelto”.

2. Señalara la razón del problema, a que se debe su existencia, es decir las causas que lo generan. Este conocimiento es la base para la solución o soluciones que plantean.

Como posibles contenidos básicos o “sub puntos” que ustedes pueden incluir en esta parte del informe, le sugerimos los siguientes:

Antecedentes.

Describir brevemente si se han desarrollado trabajos similares o que complementan este proyecto que ustedes proponen. Comente que o ocurrio con los mismos.

Situación actual o anterior al proyecto.

Hacer una descripción detallada de la situación general actual, que los llevó a ustedes a pensar en este proyecto.

Situación prevista al finalizar el proyecto propuesto.

Que se espera resolver con la implementación del proyecto, que imagen del futuro tienen ustedes.

Amenazas y oportunidades

Este punto exige un cierto grado de creatividad y conocimiento del contexto político, económico, normativo y social donde se desarrollará el proyecto.

Consiste básicamente en responder a las siguientes preguntas ¿quiénes se verán amenazados cuando nosotros desarrollemos este proyecto? (riesgos).

¿Qué cosas ocurrirán en esta localidad, mientras nosotros desarrollamos el proyecto, que nos puedan afectar en forma positiva?

¿Qué cosas ocurrirán en esta localidad mientras nosotros desarrollamos el proyecto que nos puedan afectar en forma negativa? (cambio de gobierno, situaciones climáticas, etc.)


Este punto es muy importante porque:

Nos permitirá incorporar al proyecto todas aquellas actividades para amortiguar las amenazas.

Hacer bien el cronograma del proyecto previendo acontecimientos del contexto que lo puedan retrasar.

Importante: Ustedes podrán incluir todos o algunos de estos temas enumerados.


5. Objetivos
Respondemos a la pregunta ¿Para que?

Es conveniente hacer una distinción entre el objetivo principal o general y los objetivos específicos.

Objetivo principal o general: Es el propósito central de proyecto.

Objetivos específicos: Son especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar a consolidar el objetivo general.


· Objetivo principal o general.

Es una forma de tener una visión general del tema hacia donde apunta nuestro proyecto.

Para definir como vamos a lograr nuestro objetivo nos preguntamos:

¿Qué actividades realizaremos?

¿Quiénes las van a realizar? ¿Cómo nos organizamos? ¿Quiénes coordinaran el grupo, quienes son los responsables de cada actividad? ¿Cómo nos distribuiremos las tareas en el grupo para lograrlo?

¿Cómo lo haremos? ¿Qué actividades nos propondremos y en que tiempo?

¿Dónde realizaremos cada actividad?

¿Con quien se realizara cada actividad específicamente?

¿Con qué? Con qué recursos contamos y cuales nos hacen falta. De qué tipo son los recursos que necesitamos. Materiales, humanos, financieros, avales, etc. Que recursos son imprescindibles y cuales pueden faltar sin que el proyecto se detenga por ello.

Los objetivos se “afinan” en un proceso que empieza con ideas a veces vagas, poco precisas. Al avanzar en la definición del problema y sus soluciones, los objetivos van ajustando, se los define mas claramente, evitando de esta forma objetivos muy generales imposibles o muy difíciles de alcanzar.



· Objetivos específicos.

La definición de los demás elementos del proyecto y la estructura del mismo (componentes) se derivan de estos objetivos.

La experiencia muestra que las deficiencias en la formulación de los objetivos inmediatos es la principal causa de deficiencias en el diseño del proyecto.

El objetivo inmediato expone los logros que se esperan del proyecto.

Deben ser realistas, en el sentido que sea razonable esperar que se logren dentro de los limites de tiempo, dinero, y recursos humanos del proyecto.

Deben redactarse de forma tal que sea posible observar los logros. Que se pueda evaluar el éxito o fracaso del proyecto.

Consejo: Los proyectos deben tener un número limitado de objetivos inmediatos, no mas de uno o dos.




6. Metas
Respondemos a la pregunta ¿Cuánto? se quiere hacer

Las metas son logros específicos, indican cuanto se quiere lograr con la realización del proyecto dentro de un plazo determinado y en un ámbito o espacio delimitado.

Permiten determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que se necesitan emprender y la forma en que se realizan esas actividades.

Las metas son fundamentales, para que los objetivos no queden solo en buenas intenciones, que nunca se concreten.




7. Localización física
Respondemos a la pregunta ¿Dónde? Se quiere hacer

Consiste en determinar el área en donde se realizará el proyecto, indicar la ubicación geográfica de la ciudad, Distrito, barrio o manzana, lugar o zona donde se desarrollará el proyecto.




8. Actividades y tareas- Métodos y técnicas.
Respondemos a la pregunta ¿Cómo? Se quiere hacer

Actividades y tareas: Lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades y tareas.

Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, con el fin de lograr el encadenamiento correcto de las mismas, evitando graves desajustes que influyan en la realización del proyecto.

Métodos y técnicas: Se trata de especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades.

En el caso de proyectos de trabajo social o de animación, un criterio básico y central en la elección de métodos y técnicas, es el dar preferencia a aquellos que facilitan, promuevan o posibilitan la participación de la gente en el desarrollo del proyecto.

Gráficamente, podríamos indicarlas de la siguiente forma:

Metas
Producto
Actividades
Tareas
Técnicas
9. Calendario de actividades o cronograma
Respondemos a la pregunta ¿Cuándo? se quiere hacer

Para realizar el calendario o cronograma del proyecto, existen diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de la secuencia de las actividades.

El más simple y conocido es el diagrama de avance o diagrama de Gantt. Consiste en una matriz en la que se describen las actividades que componen el proyecto y los tiempos en que se desarrollan representados en una barra horizontal. Veamos un ejemplo:

Actividades
Agosto
Septiembre
Octubre

10. Beneficiarios previstos
Respondemos a la pregunta ¿A quienes? va dirigido

Determinar y caracterizar la población afectada a quien el proyecto contribuirá a satisfacer una necesidad mediante la cobertura de un déficit de servicio demostrado -actual y futuro-.

Puede haber beneficiarios directos (quienes reciben el resultado del proyecto) y puede haber beneficiarios indirectos (los que si bien no reciben el resultado del proyecto se verán beneficiados con la realización del mismo).

En general para el buen diseño del proyecto, es necesario identificar con precisión los destinatarios. Para ello, puede ser útil indicar:

· Situación general (descrita mediante indicadores de ingresos de nutrición, etc.)

· Ocupación (también haciendo uso de indicadores concretos, por ejemplo: trabajadores sin tierra, asalariados temporales, familias con ingresos por debajo del salario mínimo, etc.)

· Acceso a los servicios (familias en inquilinato precario, personas sin acceso a créditos, viviendas sin agua potable o electricidad, etc.)



11. Recursos humanos
Respondemos a la pregunta ¿Quiénes? lo van a hacer

Para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas.

Esto supone especificar la cantidad de personas, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quién es responsable de qué y cómo esta distribuido el trabajo.

a) Equipo del Proyecto (Nombres, edades, y funciones)

b) ¿Son todos voluntarios en el proyecto? Explique

c) ¿Cómo se toman las decisiones en el grupo para desarrollar el proyecto?

Cuando la índole del proyecto así lo requiera, hay que indicar la necesidad de capacitar los recursos humanos que exigen la realización del proyecto.



12. Recursos materiales y financieros
Respondemos a la pregunta ¿Con qué? se va a hacer y costear

Los recursos materiales: son las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura, física, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Los recursos técnicos: son las alternativas técnicas elegidas como las más indicadas al proyecto, como así también las tecnologías a utilizar.

Los recursos financieros: consiste en una estimación de los fondos que se pueden obtener, indicando las diferentes fuentes con que se podrán contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago de servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, créditos, etc. Es necesario tambien establecer un calendario financiero, en donde se indica cada actividad en determinado momento del proyecto y cuáles son los recursos financieros necesarios para llevarlas a cabo.

Hay que precisar también, la forma en que se irán obteniendo los recursos, asegurando el ritmo de operación del proyecto, de modo que haya una permanente revisión y nivelación entre gastos e ingresos.

Importante: un proyecto en el que no hay recursos, no es mucho más que una declaración de buenos propósitos.



13. Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del presupuesto

La función del presupuesto es la de “asignar recursos”, determinar la fuente u origen de los mismos y asegurar el desarrollo normal del proyecto. Por lo tanto vemos que existe una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades.

Nunca hay que llegar a la situación de haber establecido que cosas hacer y no saber o tener asegurado con que hacerlo.

El presupuesto, en cuanto a presentación sistemática del costo y beneficio de un proyecto en unidades monetarias comprende los siguientes rubros principales, entre otros; costo de personal: Se calcula sobre la base del número de personas que participan, en forma remunerada o no, especificando el tipo de cualificación y la dedicación que tienen que se requiere en cada caso.

· Dietas o viáticos: Incluye gastos por desplazamiento de las personas que participan del proyecto (transporte, alojamiento y alimentación), comunicaciones etc. Necesarios para realizar actividades fuera del lugar de residencia.

· Locales: por construcción, compra, o reacondicionamiento o alquiler de un local

· Material y equipo: Costo del material, gastos de transporte e instalación, Mobiliario de oficina, archivos maquinas de escribir, calcular, fotocopiadora, etc.

· Gastos de funcionamiento: electricidad, agua, gas. Gastos de oficina, limpieza, seguros etc.

· Imprevistos: se calcula una suma, sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos.

· Beneficios: en proyectos de índole productiva, este rubro debe estar presente en el presupuesto del proyecto. En otros proyectos de diferente naturaleza, cuyos ingresos pueden ser en especie (mano de obra, por ejemplo), deberán cuantificarse en uniddes monetarias a la hora de elaborar el presupuesto de ingresos.



14. Resultados

Son los productos tangibles que el proyecto mismo debe producir.

Debe responder a la pregunta ¿qué vamos a lograr?

Los resultados deben describirse lo más concretamente posible y en términos verificables.

Todo objetivo inmediato deberá ser apoyado por lo menos por un resultado.

Es probable que haya más de un resultado por cada objetivo.

En caso de que el resultado no corresponda con un objetivo, se deberá revisar la formulación. Tal vez en lugar de un objetivo se haya expuesto un resultado o incluso una actividad, lo cual constituye un error muy común.





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